Archivos PDF se usan ampliamente en distintos sectores y ámbitos; sin embargo, no todos los PDF están diseñados teniendo en cuenta la accesibilidad. Los PDF accesibles desempeñan un papel crucial a la hora de ofrecer a las personas con discapacidad un acceso equitativo a la información. En este artículo profundizaremos en la definición de un PDF accesible y en su importancia. Además, te guiaremos sobre cómo etiquetar un PDF con Adobe Acrobat Pro y Microsoft Word para garantizar que sea accesible para todos.
Qué es un PDF accesible
Un PDF accesible es un documento diseñado para ser leído por tecnologías de apoyo, como los lectores de pantalla, que pueden convertir el texto en voz, en líneas braille y en otros dispositivos. Como resultado, las personas con discapacidad pueden acceder a la información y realizar tareas que de otro modo serían difíciles o imposibles.
El aspecto importante de hacer que un PDF sea accesible es el proceso de etiquetado. El etiquetado de un PDF consiste en añadir metadatos ocultos al documento que aportan estructura y contexto al contenido.
Por qué etiquetar un PDF
Etiquetar un PDF es un paso fundamental para crear un documento accesible. Cuando etiquetas un PDF, básicamente estás proporcionando una estructura al documento que permite a las tecnologías de apoyo navegar por el contenido con más facilidad.
Sin un etiquetado adecuado, un PDF puede ser difícil o incluso imposible de utilizar para personas con discapacidad visual u otras discapacidades. Los lectores de pantalla pueden leer el contenido desordenado, omitir información importante o no reconocer encabezados, imágenes y otros elementos que aportan contexto y estructura al documento.
Al etiquetar un PDF, te aseguras de que todo el contenido esté correctamente organizado y formateado. Esto hace que el documento sea más accesible y también demuestra un compromiso con la inclusión y la accesibilidad, algo esencial en el panorama digital actual.
Características de los archivos PDF accesibles
Los PDF diseñados para ser accesibles presentan una serie de características, que pueden incluir, entre otras, las siguientes:
- Texto indexable: Antes de abordar la accesibilidad del documento, las imágenes escaneadas deben convertirse en texto indexable mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
- Fuentes que permiten extraer caracteres como texto: Las fuentes de un PDF accesible deben contener suficiente información para que el software pueda extraer correctamente todos los caracteres como texto con fines distintos a la simple visualización en pantalla.
- Otras funciones interactivas: Los hipervínculos y las ayudas de navegación como enlaces, marcadores, encabezados, un índice y un orden de tabulación predefinido para los campos de formulario son ejemplos de ayudas de navegación que pueden usarse en un PDF para ayudar a los usuarios a acceder a la información de forma eficiente sin tener que leer todo el documento. Los marcadores, que pueden crearse a partir de los encabezados del documento, son especialmente útiles para permitir a los usuarios ir fácilmente a secciones concretas.
- Indicación del idioma y del título del documento: Especificar el idioma del documento en un PDF permite que algunos lectores de pantalla cambien el sintetizador de voz actual al idioma adecuado, logrando una pronunciación correcta del contenido en distintos idiomas.
- Seguridad que no interfiera con las tecnologías de apoyo: El texto de un PDF accesible debe estar disponible para un lector de pantalla. Los ajustes de seguridad de Acrobat se pueden configurar para proteger el contenido del documento sin interferir con la capacidad del lector de pantalla para convertir el texto en pantalla en voz o braille.
- Etiquetas de estructura del documento y orden de lectura correcto: Las etiquetas de estructura del documento en un PDF definen el orden de lectura e identifican encabezados, párrafos, secciones, tablas y otros elementos de la página. La estructura de etiquetas también permite redimensionar y reflujo de los documentos para verlos en tamaños mayores y en dispositivos móviles.
- Descripciones de texto alternativo para elementos no textuales: Las imágenes y los campos de formulario interactivos necesitan texto alternativo para que los usuarios de lectores de pantalla puedan comprenderlos. El texto de sustitución puede proporcionar descripciones más significativas que el texto del enlace por sí solo, y las descripciones emergentes (tooltips) y el texto alternativo para imágenes pueden ayudar a usuarios con dificultades de aprendizaje. También se deben proporcionar equivalentes multimedia, incluidos audio y video.
Cómo hacer que un PDF sea accesible: etiquetar el contenido del PDF
El primer paso para crear archivos PDF accesibles es etiquetar correctamente el contenido. Esto incluye identificar encabezados, párrafos, tablas, imágenes y otros elementos. Un etiquetado correcto es esencial para la navegación y la comprensión del documento.
Por ejemplo, un lector de pantalla necesita saber qué parte del documento es un encabezado para anunciarlo al usuario.
Al etiquetar contenido, también es fundamental garantizar que el orden de lectura sea correcto. El orden de lectura debe seguir el orden visual del contenido.
Por ejemplo, si una tabla se coloca después de un párrafo, debe leerse después del párrafo. No respetar el orden de lectura puede confundir a los usuarios y hacer que el documento no sea accesible.
Cómo etiquetar un archivo PDF para accesibilidad con Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro incluye una función integrada de etiquetado que permite a los usuarios etiquetar el contenido de un PDF de forma manual o automática.
Para añadir etiquetas a un PDF con Adobe Acrobat Pro, sigue estos pasos:
- Abre tu Panel de etiquetas para que puedas etiquetar tu documento fácilmente.
- Con tu archivo PDF abierto, haz clic en Ver en la barra de menús.
- Ve a Mostrar/Ocultar, luego Paneles de navegación. Selecciona Etiquetas de la lista.
- Aparecerá un árbol de etiquetas en una nueva ventana anclada en la barra lateral izquierda.
- Para abrir el panel Etiquetas, haz clic en el ícono de etiqueta.
Etiquetado automático de un PDF sin etiquetas
Si un documento no tiene etiquetas, mostrará las palabras No hay etiquetas disponibles como raíz y no aparecerá ningún árbol de estructura. A veces Acrobat puede no considerar que un documento está etiquetado, aunque lo parezca en el panel Etiquetas. Para indicar que el documento está etiquetado, haz clic con el botón derecho en Etiquetas y selecciona El documento es un PDF etiquetado de la lista.
Cómo etiquetar automáticamente un PDF
Para etiquetar automáticamente tu documento, haz lo siguiente:
Método 1:
- Haz clic en Herramientas menú.
- Haz clic en Accesibilidad ubicado en la sección Proteger y estandarizar. La opción Accesibilidad aparecerá como un acceso directo en el menú de navegación derecho.
- Haz clic en Etiquetar documento automáticamente.
Método 2:
- Desde el panel Etiquetas haz clic con el botón derecho en No hay etiquetas disponibles.
- Selecciona Agregar etiquetas al documento.
Cómo revisar y corregir las etiquetas existentes
El panel de etiquetas te permite ver todas las etiquetas relacionadas con tu documento actual. Puedes modificar estas etiquetas según tus necesidades e identificar a qué parte del documento se aplica cada etiqueta.
Para ver todas las etiquetas del documento:
- Abre la Tags panel, mantén presionada la tecla Control y haz clic en > ubicado junto a Etiquetas para mostrar todas las etiquetas y un árbol de estructura.
- Haz clic con el botón derecho en Tags y selecciona Resaltar contenido de la lista.
- Haz clic en una etiqueta específica en el árbol de etiquetas y mira qué está etiquetando en el documento.
NOTA: Adobe Acrobat Pro incluye un comprobador de accesibilidad que puede ayudar a identificar errores de etiquetado y otros problemas de accesibilidad en un archivo PDF. Ejecutar un comprobador de accesibilidad puede ser un paso útil para asegurarse de que el PDF sea totalmente accesible.
Cómo etiquetar un archivo PDF para accesibilidad usando Microsoft Word
Usar Word para Windows
- Abre el documento de Word que quieres convertir en un PDF etiquetado.
- Ve a Archivo > Guardar como.
- En el desplegable "Guardar como tipo", selecciona PDF.
- Haz clic en el botón "Opciones".
- En el cuadro de diálogo "Opciones de PDF", selecciona "Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad" y marca Crear marcadores usando y la opción Encabezados .
- Haz clic en "OK" para cerrar el cuadro de diálogo.
- Haz clic en "Save" para guardar el PDF con etiquetas.
Usar Word para Mac
En Microsoft Word para Mac, puedes guardar tu documento de Word como un PDF etiquetado siguiendo estos pasos:
- Selecciona File > Save As (o presiona Command+Shift+S).
- Escribe el nombre del archivo en el cuadro de texto Save As y luego elige dónde quieres guardar el archivo.
- En el cuadro de diálogo Save As, ve a la casilla desplegable File Format .
- Usa la flecha hacia abajo para revisar los tipos de archivo y selecciona PDF.
- Selecciona el botón de opción "Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)."
- Selecciona Guardar.
Conclusión: PDF accesible
Hacer que los PDF sean accesibles mediante un etiquetado adecuado es crucial para garantizar que todas las personas puedan acceder y usar la información que contienen, independientemente de sus capacidades.
Si sigues los pasos descritos en este artículo, podrás hacer que tus PDF sean más accesibles y mejorar la experiencia de uso para todas las personas. Recuerda probar tus PDF para asegurarte de que cumplen las normas de accesibilidad.
Con estos consejos y un poco de práctica, estarás en camino de crear PDF más inclusivos que beneficien a todas las personas. Anímate a probar y comprobar lo fácil que puede ser crear PDF accesibles.
