File PDF banyak digunakan di berbagai industri dan bidang; namun, tidak semua PDF dirancang dengan mempertimbangkan aksesibilitas. PDF aksesibel berperan penting dalam memberikan akses informasi yang setara bagi penyandang disabilitas. Dalam artikel ini, kami akan membahas lebih dalam definisi PDF aksesibel dan pentingnya. Selain itu, kami akan memandu Anda cara memberi tag pada PDF menggunakan Adobe Acrobat Pro dan Microsoft Word agar dapat diakses oleh semua orang.
Apa itu PDF Aksesibel
PDF aksesibel adalah dokumen yang dirancang agar dapat dibaca oleh teknologi bantu, seperti pembaca layar, yang dapat mengonversi teks menjadi ucapan, tampilan braille, dan perangkat lain. Hasilnya, penyandang disabilitas dapat mengakses informasi dan melakukan tugas yang sebelumnya sulit atau tidak mungkin dilakukan.
Aspek penting dalam membuat PDF menjadi aksesibel adalah proses pemberian tag. Memberi tag pada PDF berarti menambahkan metadata tersembunyi ke dokumen yang memberikan struktur dan konteks pada konten.
Mengapa Perlu Memberi Tag pada PDF
Memberi tag pada PDF adalah langkah penting dalam membuat dokumen yang aksesibel. Saat Anda memberi tag pada PDF, Anda pada dasarnya memberikan struktur pada dokumen sehingga teknologi bantu dapat menavigasi konten dengan lebih mudah.
Tanpa pemberian tag yang tepat, PDF dapat menjadi sulit atau bahkan mustahil diakses oleh orang dengan gangguan penglihatan atau disabilitas lainnya. Pembaca layar mungkin membaca konten secara tidak berurutan, melewatkan informasi penting, atau gagal mengenali heading, gambar, dan elemen lain yang memberikan konteks serta struktur pada dokumen.
Dengan memberi tag pada PDF, Anda memastikan semua konten tertata dan terformat dengan benar. Ini membuat dokumen lebih mudah diakses sekaligus menunjukkan komitmen terhadap inklusivitas dan aksesibilitas, yang sangat penting di lanskap digital saat ini.
Karakteristik File PDF Aksesibel
PDF yang dirancang agar aksesibel memiliki beragam karakteristik, di antaranya namun tidak terbatas pada hal-hal berikut:
- Teks yang Dapat Dicari: Sebelum menangani aksesibilitas dalam dokumen, gambar hasil pemindaian harus dikonversi menjadi teks yang dapat dicari menggunakan optical character recognition (OCR).
- Font yang Memungkinkan Karakter Diekstraksi menjadi Teks: Font dalam PDF aksesibel harus memuat cukup informasi agar perangkat lunak dapat mengekstrak semua karakter menjadi teks dengan benar untuk keperluan selain menampilkan teks di layar.
- Fitur Interaktif Lainnya: Hyperlink dan Bantuan Navigasi Tautan, bookmark, heading, daftar isi, dan urutan tab yang diatur sebelumnya untuk isian formulir adalah contoh bantuan navigasi yang dapat digunakan dalam PDF untuk membantu pengguna mengakses informasi secara efisien tanpa harus membaca seluruh dokumen. Bookmark yang dapat dibuat dari heading dokumen sangat membantu pengguna untuk menavigasi dengan mudah ke bagian tertentu.
- Indikasi Bahasa dan Judul Dokumen: Menentukan bahasa dokumen dalam PDF memungkinkan beberapa pembaca layar mengganti sintetis suara saat ini ke bahasa yang sesuai, sehingga pelafalan konten dalam berbagai bahasa menjadi benar.
- Keamanan yang Tidak Mengganggu Teknologi Bantu: Teks dalam PDF aksesibel harus dapat diakses oleh pembaca layar. Pengaturan keamanan Acrobat dapat diatur untuk melindungi konten dokumen tanpa mengganggu kemampuan pembaca layar mengonversi teks di layar menjadi ucapan atau Braille.
- Tag Struktur Dokumen dan Urutan Baca yang Tepat: Tag struktur dokumen dalam PDF menentukan urutan baca dan mengidentifikasi heading, paragraf, bagian, tabel, dan elemen halaman lainnya. Struktur tag juga memungkinkan dokumen diubah ukuran dan diatur ulang alirannya untuk tampilan pada ukuran yang lebih besar dan di perangkat seluler.
- Deskripsi Teks Alternatif untuk Elemen Non-Teks: Gambar dan isian formulir interaktif memerlukan teks alternatif agar dapat dipahami oleh pengguna pembaca layar. Teks pengganti dapat memberikan deskripsi yang lebih bermakna daripada teks tautan saja, dan tooltip serta teks alternatif untuk gambar dapat membantu pengguna dengan kesulitan belajar. Padanan multimedia, termasuk audio dan video, juga harus disediakan.
Cara Membuat PDF Aksesibel: Memberi Tag pada Konten PDF
Langkah pertama dalam membuat file PDF aksesibel adalah memberi tag pada konten dengan benar. Ini mencakup mengidentifikasi heading, paragraf, tabel, gambar, dan elemen lainnya. Pemberian tag yang benar sangat penting untuk navigasi dan pemahaman dokumen.
Sebagai contoh, pembaca layar perlu mengetahui bagian mana dari dokumen yang merupakan heading untuk dapat mengumumkannya kepada pengguna.
Saat memberi tag pada konten, sangat penting juga untuk memastikan urutan baca sudah benar. Urutan baca harus mengikuti urutan visual konten.
Sebagai contoh, jika sebuah tabel ditempatkan setelah paragraf, maka tabel tersebut harus dibaca setelah paragraf. Jika urutan baca tidak diikuti, pengguna dapat menjadi bingung dan dokumen menjadi tidak aksesibel.
Cara memberi tag pada file PDF agar aksesibel menggunakan Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro menyediakan fitur pemberian tag bawaan yang memungkinkan pengguna memberi tag pada konten PDF secara manual atau otomatis.
Untuk menambahkan tag ke PDF menggunakan Adobe Acrobat Pro, ikuti langkah berikut:
- Buka Panel Tags Anda sehingga Anda dapat dengan mudah memberi tag pada dokumen.
- Dengan file PDF Anda terbuka, klik Lihat pada bilah menu.
- Buka Show/Hide, lalu Navigation Panes. Pilih Tags dari daftar.
- Pohon tag akan muncul di jendela baru yang ditempatkan di bilah sisi kiri.
- Untuk membuka panel Tags, klik ikon tag.
Auto Tagging untuk PDF Tanpa Tag
Jika dokumen tidak memiliki tag, dokumen akan menampilkan kata-kata No Tags Available sebagai root dan tidak ada structure tree yang akan muncul. Terkadang sebuah dokumen mungkin tidak dianggap memiliki tag oleh Acrobat meskipun terlihat seperti sudah diberi tag di panel Tags. Untuk menunjukkan bahwa dokumen sudah diberi tag, klik kanan pada Tags dan pilih Document is Tagged PDF dari daftar.
Cara Melakukan Autotag pada PDF
Untuk melakukan autotag pada dokumen Anda, lakukan hal berikut:
Metode 1:
- Klik Tools menu.
- Klik Aksesibilitas yang terletak di bagian Protect & Standardize. Opsi Accessibility akan muncul sebagai pintasan di menu navigasi sisi kanan.
- Klik Autotag Document.
Metode 2:
- Dari Tags panel, klik kanan pada No tags available.
- Pilih Add Tags to Document.
Cara Memeriksa dan Memperbaiki Tag yang Sudah Ada
Panel tag memungkinkan Anda melihat semua tag yang terkait dengan dokumen saat ini. Anda dapat mengubah tag ini sesuai kebutuhan dan mengidentifikasi bagian dokumen mana yang diterapkan pada setiap tag.
Untuk melihat semua tag pada dokumen:
- Buka Tags panel, tahan tombol Control dan klik pada > yang terletak di sebelah Tags untuk menampilkan semua tag dan structure tree.
- Klik kanan pada Tags dan pilih Highlight Content dari daftar.
- Klik pada tag tertentu di pohon tag dan lihat bagian mana dari dokumen yang diberi tag tersebut.
CATATAN: Adobe Acrobat Pro memiliki accessibility checker bawaan yang dapat membantu mengidentifikasi kesalahan tagging dan masalah aksesibilitas lainnya dalam file PDF. Menjalankan accessibility checker dapat menjadi langkah yang membantu untuk memastikan bahwa PDF sepenuhnya aksesibel.
Cara memberi tag pada file PDF agar aksesibel menggunakan Microsoft Word
Menggunakan Word untuk Windows
- Buka dokumen Word yang ingin Anda konversi menjadi PDF dengan tag.
- Masuk ke File > Save As.
- Di dropdown "Save as type", pilih PDF.
- Klik tombol "Options".
- Di kotak dialog "PDF Options", pilih "Document structure tags for accessibility" dan centang Create bookmarks using dan opsi Headings .
- Klik "OK" untuk menutup kotak dialog.
- Klik "Save" untuk menyimpan PDF dengan tag.
Menggunakan Word untuk Mac
Di Microsoft Word untuk Mac, Anda dapat menyimpan dokumen Word sebagai PDF bertag dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih File > Save As (atau tekan Command+Shift+S).
- Ketik nama file di Save As kotak teks, lalu pilih lokasi penyimpanan file.
- Di dialog Save As, pergi ke File Format drop-down box.
- Gunakan tombol panah bawah untuk menelusuri jenis file, lalu pilih PDF.
- Pilih tombol radio "Best for electronic distribution and accessibility (uses Microsoft online service)."
- Pilih Save.
Kesimpulan: PDF Aksesibel
Membuat PDF aksesibel melalui penandaan yang tepat sangat penting untuk memastikan semua orang dapat mengakses dan menggunakan informasi di dalamnya, apa pun kemampuan mereka.
Dengan mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di artikel ini, Anda dapat membuat PDF lebih aksesibel dan meningkatkan pengalaman pengguna bagi semua. Jangan lupa untuk menguji PDF Anda guna memastikan dokumen tersebut memenuhi standar aksesibilitas.
Dengan tips ini dan sedikit latihan, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk membuat PDF yang lebih inklusif dan bermanfaat bagi semua orang. Jadi, silakan coba dan lihat betapa mudahnya membuat PDF yang aksesibel.
