Mỗi khi một phiên bản mới của ứng dụng Acrobat được phát hành, Adobe cũng cải tiến phiên bản PDF. Kết quả là có rất nhiều phiên bản khác nhau của định dạng PDF. Tiêu chuẩn ISO 32000-2 áp dụng cho phiên bản mới nhất PDF 2.0, và bao quát 5 phân tập của PDF. Hãy cùng tập trung vào từng phân tập PDF, bắt đầu với tiêu chuẩn PDF/X, được phát triển theo yêu cầu của ngành công nghệ đồ họa nhằm giúp việc trao đổi tài liệu dễ dàng hơn.
1 PDF/X - In ấn
PDF/X là một phân tập của tiêu chuẩn ISO cho PDF. Tại một thời điểm, các nhà xuất bản báo và nhà quảng cáo yêu cầu một tiêu chuẩn để trao đổi dữ liệu quảng cáo dạng vector. Do đó, Ủy ban Tiêu chuẩn Công nghệ Nghệ thuật Đồ họa (CGATS) của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) đã phát triển PDF/X-1cho tài liệu.
Cần lưu ý rằng PDF/X (X là viết tắt của eXchange) không phải là một phiên bản đặc biệt của định dạng PDF, mà là một tiêu chuẩn nhằm tránh các vấn đề có thể phát sinh khi trao đổi tài liệu cần thiết cho quá trình sản xuất đồ họa hiệu quả (trong ngành in và tiền kỳ in).
PDF/X có một loạt yêu cầu liên quan đến in ấn không áp dụng cho các tệp PDF thông thường. Tệp PDF/X phải chứa một nhận diện tệp đặc biệt, cho biết chúng là phiên bản PDF/X nào. Nói cách khác, một tệp chỉ có thể tuân thủ một tiêu chuẩn PDF/X cụ thể, ngay cả khi nó đáp ứng mọi yêu cầu khác của một phiên bản khác.
Một tài liệu PDF được tạo theo tiêu chuẩn PDF/X phải đáp ứng các tham số sau:
- Không được sử dụng mã hóa.
- Mọi đối tượng cần thiết để xử lý tài liệu PDF phải được bao gồm trong chính tài liệu đó.
- Tất cả phông chữ và hình ảnh phải được nhúng vào tệp.
- Phải chỉ định ý định đầu ra (output intent).
- Chỉ hỗ trợ một số thuật toán nén nhất định.
- Tệp không được chứa biểu mẫu hoặc mã Javascript.
- Tài liệu PDF không được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc có các hạn chế khác.
- Không được sử dụng đường cong truyền (transfer curves).
- Chú thích trong PDF phải được đặt bên ngoài vùng chừa xén (bleed area)cho tài liệu.
- Không được phép có nội dung động trong tệp PDF/X.
Khi xuất hiện các phiên bản PDF mới, các phiên bản khác nhau của tiêu chuẩn PDF/X cũng ra đời.
Các phần của tiêu chuẩn PDF/X:
- PDF/X-1a (2001) Tiêu chuẩn ISO đầu tiên dựa trên PDF. Được tạo cho các công việc in đen trắng, CMYK hoặc màu pha (spot). Được sử dụng rộng rãi nhưng không hỗ trợ độ trong suốt và lớp (layers).
- PDF/X-3 (2002) Khác biệt chính so với PDF/X-1a: hỗ trợ ICC (màu độc lập với thiết bị).
- PDF/X-4 (2010) Cho phép sử dụng độ trong suốt và lớp (layers).
- PDF/X-5 Các tệp PDF/X-5 là các tệp PDF 1.6 thông thường, được phát triển để mang lại nhiều linh hoạt hơn. PDF/X-5 gồm một bộ ba mức tuân thủ, đều hướng tới các quy trình làm việc khác nhau. Mỗi mức tuân thủ được mở rộng từ PDF/X-4 hoặc PDF/X-4p.
PDF/X là một tiêu chuẩn được sử dụng và chấp nhận rộng rãi, bao phủ tất cả các phương pháp in. Để xem danh sách chi tiết hơn về các tiêu chuẩn PDF/X, hãy truy cập trang Wikipediacho tài liệu.
2 PDF/A - Lưu trữ
PDF/A (A là viết tắt của Archival) được công bố như một tiêu chuẩn ISO vào năm 2005. Kể từ đó, nó liên tục phát triển để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, công nghệ mới và các chuẩn mực. Định dạng lưu trữ dựa trên PDF này cung cấp cơ chế biểu diễn tài liệu điện tử theo cách bảo toàn được hình thức hiển thị của chúng theo thời gian, độc lập với công cụ và hệ thống được dùng để tạo, lưu trữ và tái tạo tệp.
PDF/A là một dạng PDF loại bỏ một số chức năng có thể cản trở việc lưu trữ lâu dài. Tệp phải đáp ứng các yêu cầu đảm bảo khả năng tái tạo đáng tin cậy. Để PDF sẵn sàng cho lưu trữ dài hạn, cần có một số biện pháp:
- tất cả các phông chữ cần thiết phải được nhúng trong PDF
- dữ liệu video và âm thanh nhúng bị cấm
- tệp không chứa tham chiếu đến nội dung bên ngoài
- tệp không được mã hóa bằng mật khẩu, vì toàn bộ nội dung phải luôn sẵn có đầy đủ
- phần mềm cũng phải sử dụng định dạng XMP cho siêu dữ liệu, v.v.
Định dạng PDF/A phải độc lập với thiết bị và phần mềm, tự chứa, tự mô tả và minh bạch. Nó chuẩn hóa việc xem, in và trao đổi, đồng thời đảm bảo các tài liệu PDF trong kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Nó tương thích với PDF/X, hỗ trợ chữ ký số và được sử dụng trên toàn thế giới (đặc biệt phổ biến hơn ở châu Âu). PDF/A đáng tin cậy hơn PDF thông thường và một số tổ chức không chỉ dùng nó cho lưu trữ mà còn cho trao đổi và tương tác.
3 PDF/E - Kỹ thuật
PDF/E là một phân tập khác của PDF. Nó được thiết kế như một định dạng trao đổi mở và dựa trên PDF Reference phiên bản 1.6 của Adobe Systems. Tiêu chuẩn này quy định cách sử dụng PDF để tạo tài liệu trong các quy trình công việc kỹ thuật.
Các lợi ích của PDF/E gồm có:
- Giảm yêu cầu đối với phần mềm đắt tiền và độc quyền
- Trao đổi đáng tin cậy trên nhiều ứng dụng và nền tảng
- Giải pháp tiết kiệm chi phí và chính xác để ghi nhận các đánh dấu
- Được phát triển và duy trì bởi ủy ban ISO về PDF/E
- Giảm chi phí lưu trữ và trao đổi
- Tự chứa
4 PDF/VT - In ấn theo biến số và giao dịch
PDF/VT là một tiêu chuẩn quốc tế được phát hành vào tháng 8/2010 với mã ISO 16612-2. Nó xác định một định dạng tối ưu cho việc in ấn theo biến số và giao dịch, trong đó nội dung có thể thay đổi để cá nhân hóa và dùng dữ liệu biến. Định dạng tệp này cho phép doanh nghiệp và tổ chức cá nhân hóa các tệp như hóa đơn, thanh toán, tài liệu marketing, quảng cáo, đề xuất, thư gửi trực tiếp, và nhiều hơn nữa.
PDF/VT có phần mở rộng tệp giống như PDF và có thể được mở bằng cùng trình đọc. Tuy nhiên, giống như các tiêu chuẩn PDF khác, nó có các tính năng đặc biệt cho phép quy trình làm việc hiệu quả. PDF/VT được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn PDF cho in ấn: PDF/X-4 và PDF/X-5. Việc sử dụng trong suốt, màu sắc hoặc thang xám, thêm ảnh 8-bit và 16-bit, và các lớp trong dự án đều được cho phép. Tuy nhiên, không được mã hóa tệp.
Có một vài loại PDF/VT khác nhau:
- PDF/VT-1 Đại diện cho các tệp hoàn chỉnh. Thông thường, một tệp PDF/VT-1 có ít nhất hàng nghìn trang và mỗi nhóm trang đại diện cho ví dụ như hóa đơn. Tất cả dữ liệu có trong tệp này đều được nhúng.
- PDF/VT-2 Một tệp PDF có thể liên kết tới các đối tượng PDF khác. Loại PDF này rất phù hợp cho tài liệu chứa lượng dữ liệu lớn và dùng để tham chiếu.
- PDF/VT-2s Hỗ trợ truyền phát trực tiếp. Cho phép xử lý một số phần dữ liệu.
- PDF/VT-3 Dựa trên PDF/X-6.
Một tài liệu giao dịch, như PDF/VT, là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp xử lý và giao dịch với nhiều loại dữ liệu cho từng người nhận.
5 PDF/UA - Khả năng truy cập phổ quát
"UA" là viết tắt của Universal Access (Truy cập phổ quát). Tập con chính thức của PDF được ISO xác định này được định nghĩa trong bộ tiêu chuẩn ISO 14289 và được công bố năm 2014. Nó hỗ trợ truy cập phổ quát và mức độ cao về khả năng truy cập cho tài liệu điện tử. PDF/UA dựa trên Các tệp PDF có gắn thẻ (Tagged PDF)cho tài liệu.
PDF/UA được quan tâm bởi những người khuyết tật cần hoặc hưởng lợi từ công nghệ hỗ trợ khi đọc nội dung điện tử. Với các tệp tuân thủ này, người dùng công nghệ hỗ trợ và trình đọc được đảm bảo quyền truy cập bình đẳng tới thông tin. Ngoài ra, với hỗ trợ PDF/UA, phần mềm đọc sẽ có thể:
- tái dàn trang văn bản một cách ổn định trên màn hình nhỏ,
- cung cấp các tùy chọn điều hướng mạnh mẽ,
- chuyển đổi cách hiển thị văn bản,
- cải thiện chức năng của công cụ tìm kiếm,
- hỗ trợ việc chọn và sao chép văn bản, v.v.
PDF/UA yêu cầu các tệp PDF có gắn thẻ, đồng thời bổ sung nhiều yêu cầu định tính. Gắn thẻ không chỉ quan trọng cho khả năng truy cập mà còn quan trọng nếu bạn muốn tái sử dụng nội dung của tệp PDF. PDF/UA có thể được kết hợp với các tiêu chuẩn khác dựa trên PDF.
