Dù là đối với doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay người dùng cá nhân, nhu cầu lưu trữ thông tin số trong thời gian dài - vài năm, vài thập kỷ hoặc hàng thế kỷ - tiêu chuẩn PDF/A là lựa chọn định dạng tệp nên được sử dụng hiện nay.
PDF/A, một định dạng lưu trữ dựa trên PDF, cung cấp cơ chế biểu diễn tài liệu điện tử theo cách giữ nguyên được hình thức hiển thị của chúng theo thời gian, không phụ thuộc vào công cụ và hệ thống được sử dụng để tạo, lưu trữ và tái tạo tệp. PDF/A được công bố là tiêu chuẩn ISO vào năm 2005. Kể từ đó, nó liên tục được phát triển để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, công nghệ mới và các chuẩn mực.
Nhiều tổ chức trên toàn thế giới khuyến nghị PDF/A hoặc yêu cầu cụ thể việc sử dụng tiêu chuẩn này, vốn giữ vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu.
Tại sao lưu trữ lâu dài lại quan trọng?
Khi dữ liệu tăng trưởng theo cấp số nhân và liên tục được thúc đẩy bởi các xu hướng công nghệ thông tin mới - lưu trữ số ngày càng trở nên quan trọng. Mục tiêu lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài và cung cấp quyền truy cập khi cần được coi là thiết yếu.
Ngày nay, ví dụ, chúng ta không thể mở tất cả các tài liệu đã tạo hoặc nhận cách đây 20 năm hoặc lâu hơn. Các công cụ phần mềm hiện có không thể diễn giải được nhiều tài liệu được tạo vào thời điểm đó. Do thay đổi công nghệ, khả năng tương thích định dạng không còn tồn tại.
Giải pháp để vượt qua thách thức này là một tập hợp các biện pháp nhằm đảm bảo:
- tính liên tục của hồ sơ lưu trữ số trên các phương tiện mới, cũng như
- tính liên tục của việc trình bày tin cậy bằng các định dạng số phù hợp (bất kể nền tảng và sau một thời gian dài).
Việc xử lý nội dung số hiệu quả hơn sao chép bản giấy. Điều này cũng đúng với lưu trữ như giai đoạn cuối của việc tạo tài liệu. Lưu trữ số mang lại lợi thế về chi phí thấp hơn, độ tin cậy và bảo mật cao hơn, cũng như khả năng tìm kiếm thông tin trong tài liệu được cải thiện đáng kể.
Tại sao dùng PDF/A mà không chỉ PDF?
PDF mà chúng ta sử dụng hàng ngày có thể nhúng mọi thành phần của tài liệu vào bên trong - phông chữ và hình ảnh, đối tượng 3D, âm thanh và video. Nội dung tương tác bị cấm trong PDF/A.
Kho lưu trữ tài liệu đòi hỏi các tiêu chuẩn cao hơn nhiều. Nội dung phải luôn hiển thị chính xác như nhau trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, do tính sẵn có và mức độ chấp nhận rộng rãi, lựa chọn PDF để tạo tiêu chuẩn lưu trữ cho tài liệu số là điều hiển nhiên.
Hiểu đơn giản thì PDF/A là một tệp PDF loại bỏ một số chức năng có thể cản trở việc lưu trữ lâu dài. Tệp phải đáp ứng các yêu cầu bảo đảm khả năng tái tạo đáng tin cậy. Tệp phải tuân thủ PDF/Acho tài liệu.
Điều này có nghĩa là để tệp PDF sẵn sàng cho lưu trữ dài hạn, cần thực hiện một số biện pháp phòng ngừa:
- tất cả các phông chữ cần thiết phải được nhúng trong PDF
- dữ liệu video và âm thanh nhúng bị cấm
- tệp không chứa tham chiếu đến nội dung bên ngoài
- tệp không được mã hóa bằng mật khẩu, vì toàn bộ nội dung phải luôn sẵn có đầy đủ
- phần mềm cũng phải sử dụng định dạng XMP cho siêu dữ liệu, v.v.
Trong thực tế, có một số định dạng số được sử dụng để lưu trữ tài liệu. Tuy vậy, định dạng số được khuyến nghị cho lưu trữ tài liệu dài hạn là PDF/A.
định dạng PDF/A phải độc lập với thiết bị/phần mềm/phiên bản, tự chứa, tự mô tả và minh bạch (dễ phân tích và hiểu về mặt cấu trúc). Nó tiêu chuẩn hóa việc xem, in và trao đổi, điều này rất quan trọng vì đảm bảo các tệp PDF trong kho lưu trữ của bạn đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật.
Lý do sử dụng PDF/A
Ngoài khả năng lưu trữ tài liệu lâu dài, dưới đây là một vài lý do khác để bạn cân nhắc sử dụng tiêu chuẩn PDF/A:
- Tìm kiếm toàn văn: PDF/A giúp bạn tìm và truy cập thông tin cụ thể trong một tập dữ liệu nhất định. Đối với tài liệu quét, tiêu chuẩn cho phép văn bản có thể tìm kiếm được tạo ra bằng OCR - nhận dạng ký tự quang học.
- Tái sử dụng nội dung: Mức độ tuân thủ PDF/A Level A giúp việc tái sử dụng nội dung dễ dàng hơn. Các tệp này rất dễ chuyển đổi sang định dạng khác.
- Tài liệu có giá trị pháp lý: PDF/A là lựa chọn phù hợp cho tài liệu được ký số. Tài liệu PDF/A luôn có thể được ký số bằng công nghệ mới nhất.
- PDF/A kết hợp với các tiêu chuẩn khác: PDF/A có liên quan chặt chẽ với các tiêu chuẩn PDF khác của ISO.
- Tiêu chuẩn PDF/A dạng nhiều phần mang lại tính linh hoạt lớn cho người dùng.
- Độc lập nền tảng: PDF/A độc lập với nền tảng.
- PDF/A tiết kiệm dung lượng: Tài liệu PDF/A thường nhỏ hơn nhờ sử dụng các thuật toán nén hiệu quả.
- PDF/A được chấp nhận rộng rãi: PDF/A đã được khuyến nghị, yêu cầu và ban hành trong luật cho việc lưu trữ lâu dài ở nhiều chính phủ và tổ chức trên khắp châu Âu và châu Á. Ở Bắc Mỹ, các khuyến nghị như vậy tồn tại trong lĩnh vực pháp lý và thư viện. Nhu cầu đối với tiêu chuẩn này đang liên tục tăng lên.
Còn việc kiểm tra tính hợp lệ của PDF/A thì sao - Có cần thiết không?
Vì không phải lúc nào cũng dễ nhận biết một tệp PDF hiện có có thực sự đáp ứng tiêu chuẩn PDF/A của ISO hay không, nên tốt hơn là bạn nên thực hiện kiểm tra xác thực để xem xét tất cả các phần liên quan của tài liệu.
Khi nào bạn nên thực hiện?
- Tệp PDF/A nên được kiểm tra tính hợp lệ ngay sau khi tạo, để đảm bảo quá trình đã diễn ra thành công.
- Nếu tệp PDF/A được nhận hoặc gửi đi, cũng nên kiểm tra tính hợp lệ.
- Hãy chắc chắn kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi đưa vào kho lưu trữ số.
Cách xác thực tệp PDF/A?
Trình kiểm tra PDF/A có thể được dùng để xác nhận rằng một tệp thực sự là tệp PDF/A. Đây là các công cụ trực tuyến kiểm tra xem tất cả các yếu tố của tiêu chuẩn đã được đáp ứng hay chưa.
Các tệp PDF/A được tạo bằng công cụ trực tuyến miễn phí của chúng tôi tuân thủ ISO và cũng vượt qua kiểm tra Vera PDF. Vera PDF là một trình kiểm tra định dạng tệp mã nguồn mở, bao quát tất cả các phần và mức độ tuân thủ của PDF/A.
Chuyển PDF sang PDF/A trực tuyến
Quá trình chuyển đổi PDF/A có thể được thực hiện nhanh chóng bằng trình chuyển đổi PDF/A trực tuyến, có thể chuyển PDF sang tệp PDF/A tuân thủ ISO chỉ trong vài giây.
Với tư cách là người dùng Premium, bạn có thể dễ dàng chuyển PDF sang PDF/A trực tuyến bằng cách sử dụng công cụ chuyển đổi PDF/A vừa được ra mắt của chúng tôi!
Chưa là người dùng Premium? PDF2Go cung cấp cho bạn các giải pháp chuyển đổi PDF hiệu quả! Lưu trữ tài liệu của bạn trong thời gian dài. Quản lý tệp PDF thật dễ dàng. Nâng cấp Premium!
