Que ce soit pour les entreprises, les autorités publiques ou les utilisateurs privés, la nécessité de stocker des informations numériques sur une longue période - quelques années, des décennies ou des siècles - la norme PDF/A est le format de fichier à privilégier aujourd'hui.
PDF/A, un format d'archivage basé sur le PDF, fournit un mécanisme permettant de représenter des documents électroniques de manière à préserver leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour produire, stocker et reproduire les fichiers. PDF/A a été publié comme norme ISO en 2005. Depuis, il évolue constamment afin de répondre aux besoins métiers, aux nouvelles technologies et aux nouvelles normes.
De nombreuses institutions dans le monde recommandent PDF/A ou exigent spécifiquement l'utilisation de cette norme, qui joue un rôle important dans la gestion documentaire.
Pourquoi l'archivage à long terme est-il important ?
Avec une croissance exponentielle des données, continuellement accélérée par les nouvelles tendances en technologies de l'information - l'archivage numérique devient de plus en plus important. L'objectif d'archiver et de stocker des données sur de longues périodes et d'y donner accès en cas de besoin est considéré comme essentiel.
Aujourd'hui, par exemple, nous ne pouvons pas ouvrir tous les documents que nous avons créés ou reçus il y a 20 ans ou plus. Les outils logiciels dont nous disposons aujourd'hui ne peuvent pas interpréter nombre de documents créés à l'époque. En raison des évolutions technologiques, la compatibilité des formats n'existe plus.
La solution pour relever ce défi est un ensemble de mesures qui garantiront :
- la continuité des enregistrements d'archives numériques sur de nouveaux supports, ainsi que
- la continuité d'une présentation fiable grâce à l'utilisation de formats numériques appropriés (indépendamment des plateformes et après une longue période).
Il est plus efficace de manipuler des contenus numériques que des copies papier. Il en va de même pour l'archivage, dernière étape de la création d'un document. L'archivage numérique permet de réduire les coûts, d'accroître la fiabilité et la sécurité, et d'améliorer considérablement la recherche des informations contenues dans les documents.
Pourquoi PDF/A et pas simplement PDF ?
Le PDF que nous utilisons chaque jour peut intégrer en lui-même tous les éléments d'un document - polices et images, objets 3D, audio et vidéo. Le contenu actif est interdit dans PDF/A.
Les archives de documents exigent des normes nettement plus élevées. Le contenu doit toujours apparaître exactement de la même manière dans toutes les situations. Cependant, en raison de sa disponibilité et de sa large adoption, choisir le PDF pour définir une norme d'archivage des documents numériques était un choix évident.
En termes simples, PDF/A est un PDF qui interdit certaines fonctions pouvant compromettre l'archivage à long terme. Le fichier doit respecter des exigences garantissant une reproduction fiable. Il doit être conforme PDF/A.
Cela implique que, pour rendre un PDF prêt pour l'archivage à long terme, certaines précautions doivent être prises :
- toutes les polices requises doivent être intégrées dans le PDF
- les données vidéo et audio intégrées sont interdites
- le fichier ne contient pas de références à un contenu externe
- les fichiers ne doivent pas être chiffrés par mot de passe, car tout le contenu doit toujours être entièrement accessible
- le logiciel doit également utiliser le format XMP pour les métadonnées, entre autres.
En pratique, plusieurs formats numériques sont utilisés pour l'archivage des documents. Néanmoins, le format numérique recommandé pour le stockage de documents à long terme est le PDF/A.
PDF/A doit être indépendant du matériel, du logiciel et de la version, autonome, auto-documenté et transparent (facile à analyser et à comprendre structurellement). Il normalise l'affichage, l'impression et l'échange, ce qui est très important, car cela garantit des PDF techniquement corrects dans votre archive.
Raisons d'utiliser PDF/A
Outre la possibilité d'archiver vos documents sur le long terme, voici quelques autres bonnes raisons d'envisager l'utilisation de la norme PDF/A :
- Recherche en texte intégral : PDF/A vous aide à trouver et à accéder à des informations spécifiques au sein d'un ensemble de données. Pour les documents numérisés, la norme autorise le texte interrogeable créé via OCR - la reconnaissance optique de caractères.
- Réutiliser le contenu : La conformité PDF/A de niveau A facilite la réutilisation du contenu. De tels fichiers sont très faciles à convertir vers d'autres formats.
- Documents juridiquement contraignants : PDF/A est une excellente option pour les documents signés numériquement. Les documents PDF/A peuvent toujours être signés numériquement avec les technologies les plus récentes.
- PDF/A en combinaison avec d'autres normes : PDF/A est étroitement lié aux autres normes PDF de l'ISO.
- La norme PDF/A en plusieurs parties offre une grande flexibilité aux utilisateurs.
- Indépendant de la plateforme : PDF/A est indépendant de la plateforme.
- PDF/A permet de gagner de l'espace : Les documents PDF/A sont généralement plus petits grâce à l'utilisation d'algorithmes de compression efficaces.
- PDF/A largement adopté : Le format PDF/A est déjà recommandé, voire exigé et encadré par la loi pour l’archivage à long terme par plusieurs gouvernements et organisations en Europe et en Asie. En Amérique du Nord, de telles recommandations existent dans les domaines de la justice et des bibliothèques. La demande pour cette norme ne cesse de croître.
Qu’en est-il de la validation PDF/A ? Est-elle nécessaire ?
Comme il n'est pas toujours facile de savoir si un fichier PDF existant respecte réellement la norme PDF/A de l'ISO, il est préférable d'effectuer une vérification de validation qui examine toutes les parties pertinentes de votre document.
Quand faut-il la faire ?
- Un fichier PDF/A doit être validé immédiatement après sa création afin de s’assurer que le processus s’est déroulé correctement.
- Si des fichiers PDF/A sont reçus ou envoyés, il est également conseillé de les valider.
- Veillez à valider les données avant de les placer dans une archive numérique.
Comment valider des fichiers PDF/A ?
Les validateurs PDF/A peuvent être utilisés pour confirmer qu’un fichier est bien un fichier PDF/A. Ce sont des outils en ligne qui vérifient si tous les éléments de la norme ont été respectés.
Les fichiers PDF/A créés avec notre outil en ligne gratuit sont conformes à la norme ISO et ils réussissent également la validation Vera PDF. Vera PDF est un validateur de format de fichier open source couvrant toutes les parties et niveaux de conformité PDF/A.
Convertir un PDF en PDF/A en ligne
Le processus de conversion PDF/A peut être effectué facilement à l’aide d’un convertisseur PDF/A en ligne qui permet de convertir un PDF en fichier PDF/A conforme à la norme ISO en quelques secondes.
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